Sind in den vergangenen Jahren Kostenpositionen, wie anfallende Reisekosten in Unternehmen aufgrund der pandemischen Situation oft vernachlässigt worden, rücken diese Themen aktuell wieder in den Mittelpunkt des Kostenmanagements. Ein effizientes Handling der Reisekosten erspart nicht nur Mitarbeitern, die einen hohen Reiseanteil im Job haben, viel Arbeit, sondern erleichtert auch abrechnungstechnische Modalitäten im Unternehmen. Softwarelösungen, die ein effizientes Ausgabenmanagement nachhalten, erleichtern zudem die Transparenz der Reisekosten.
Automatisierte Prozesse ermöglichen Synergien der Unternehmensbereiche
Automatisierte Abläufe sind aus der unternehmerischen Praxis in allen relevanten Bereich kaum mehr wegzudenken. Für relevante Prozesse gibt es zumeist ein genaues Handling, das automatisiert ist und einen hohen Grad an Effizienz bereithält. Der Großteil an eingesetzten Programmen verfügt zudem über sogenannte offene API-Schnittstellen, die es ganzheitlich erlauben, dass verschiedene Programme und Abläufe unkompliziert, ohne Mehraufwand und zeitnah miteinander verbunden werden. Daten der Mitarbeiter, die regelmäßig auf Dienstreise sind, können hierdurch einfach die relevanten Daten in das Buchhaltungstool für den Steuerberater übertragen.
Mit der Firmenkreditkarten einen schnellen Ausgabenüberblick erhalten
Angestellte, die viel und lange reisen, wissen um den Umstand, dass manuelle Reisekostenabrechnungen nicht nur kompliziert und aufwendig im Handling sind, sondern auch langwierige in der Kostenerstattung. Spesenabrechnungen gelten gemeinhin als lästig! Dokumentationen und das Aufheben sowie das Einreichen von Belegen, sind kompliziert. Eine erste schnelle Lösung, um diesen Sachverhalt abzukürzen, ist der Einsatz einer Firmenkreditkarte. Hierdurch kann die Ausgabe von Bargeld zunächst verhindert werden, denn die Angestellten erhalten ein individuelles Kreditkartenlimit, dass sie für anfallende Reisen nutzen können.
Zudem bekommen die Mitarbeiter hierdurch mehr Verantwortung. Ein angenehmer Nebeneffekt, der durch den Einsatz von Firmenkreditkarten entsteht, ist zudem die Gewinnung einer schnellen Übersicht über die Dienstreise spezifischen Ausgabeverhalten der Mitarbeiter auf einen Blick. Auswertungen können hierdurch schnell erfolgen, um Optimierungspotenziale zu erkennen.
Digitale Lösungsansätze der Ausgabenverwaltung
Um eine unübersichtliche Zettelwirtschaft der Mitarbeiter zu umgehen, ist es eine dringende Empfehlung eine professionelle und IT gestützte Ausgabenverwaltung in die unternehmerischen Prozesse zu integrieren. Solche professionellen IT-Lösungen bieten die Möglichkeit, beispielsweise Rechnungen einfach abzufotografieren und danach direkt hochzuladen. Alle relevanten Belege sind hierdurch zentral an einem Platz gebündelt und können durch die Softwarelösung an die Buchhaltung bzw. an den Steuerberater direkt übermittelt werden. Hierdurch ist ebenso erkennbar, welche Zahlungen noch offen sind, um ggf. anfallende Verzugsgebühren zu verhindern.
Der Digitalisierungsprozess durch eine professionelle IT-Lösung der Ausgabenverwaltung ist zudem eine hervorragende Methode, um die Übersichtlichkeit der Unternehmensausgaben sicherzustellen und nachzuhalten. Im Zuge von Controlling-Maßnahmen können eine Reihe von Optimierungsmöglichkeiten im Ausgabeverhalten der Mitarbeiter identifiziert werden. Sollten Mitarbeiter beispielsweise immer wieder in gleichen Hotels schlafen, ist darüber nachzudenken eine Kooperation mit dem Hotel oder der entsprechenden Hotelkette vorzunehmen, da hier lukrativere Hotelraten für eine Übernachtung erzielt werden kann. Rabatte und Einsparungen können das Reisebudget des Unternehmens durch solche Vorgänge schonen.
Professionelles Reisekostenmanagement – komplexe Vereinfachungen im Betriebsablauf
Das Reisekostenmanagement kann heutzutage durch einen gezielten Einsatz von EDV-gestützten Softwarelösungen professionell koordiniert werden. Mitarbeiter mit einem hohen durchschnittlichen Reiseanteil im Job profitieren hiervon besonders. Eine unübersichtliche Zettelwirtschaft an Belegen für Übernachtungen oder Bewirtungskosten von Kunden entfällt durch den digitalen Prozess. Hierdurch minimiert sich der Charakter einer lästigen und anspruchsvollen Reisekostenabrechnung signifikant.
Zudem können hierdurch schnelle Übersichten des Ausgabeverhaltens der Mitarbeiter sichergestellt werden, um mögliche Kooperationen mit Hotels oder Restaurants abzuschließen. Das Aushandeln von Firmenraten für Hotelübernachtungen mit Hotelketten kann ein Ansatz hierfür sein. In der Vergangenheit haben sich Reisekostenabrechnungen in Papierform, die via Hand erstellt wurden, zudem als große Fehlerquelle herausgestellt.
Um Abrechnungsfehler und auch das Verstreichen von Zahlungsfristen durch Reisetätigkeiten zu vermeiden, kann eine digitale Dokumentation in der Form der Abrechnungsverwaltung bei Reisetätigkeiten signifikante Mehrwerte aufweisen.
Implementierte Automatisierungsschnittstellen zu anderen EDV-Programmen ermöglichen des Weiteren die Vermeidung von Fehlerquellen und die schnelle Weiterverarbeitung der übertragenen Daten durch die Buchhaltung oder den Steuerberater.